De eerste robot aan het werk. En dan?
Besluit uw organisatie om te robotiseren? De eerste robot is vaak snel ontwikkeld en geïmplementeerd. De keuze valt meestal op een afdeling waar robotisering de meeste voordelen biedt, voor zowel de organisatie als de medewerkers. De medewerkers zijn enthousiast en zien de robot als hun digitale assistent, die hun eigen werk leuker en efficiënter maakt. Wilt u robotisering opschalen? Dan is het belangrijk dat het enthousiasme aanwakkert en gedeeld wordt binnen de organisatie. Maar hoe pakt u dat aan? Hieronder een vijftal ‘best practices’ voor adoptie, borging en opschaling van Robotic Process Automation (RPA).
1. Check de mogelijkheden voor RPA
Welke processen binnen de organisatie zijn nog meer geschikt voor RPA en waar maakt RPA de meeste impact? Met de RPA Quickscan krijgt u hier antwoord op. De scan maakt de processen binnen de organisatie zichtbaar en geeft een top 5 (of top 10) van de processen die het meest interessant zijn om te robotiseren.
2. Bepaal duidelijke doelstellingen voor RPA, die aansluiten bij de strategische doelstellingen van de organisatie.
Vaak start een organisatie met RPA vanuit een Proof of Concept (PoC): een ‘try and test’ methode voor een nieuwe technologie. Robotisering wordt ingezet voor een probleem, dat procesoptimalisatie of reguliere automatisering niet kan oplossen. Het is belangrijk om na de PoC een goede analyse te doen van de voor- en nadelen van RPA. Deze bevindingen zijn een belangrijke basis voor het opstellen van doelstellingen voor de opschaling van RPA, zodat er er een duidelijke richting is voor de toekomstige ontwikkeling van RPA binnen de organisatie.
3. Zorg voor RPA-ambassadeurs binnen de organisatie
Draagvlak is een van de succesfactoren van het implementeren en opschalen van RPA. Ambassadeurs binnen de organisatie kunnen het enthousiasme over RPA verder brengen. De ideale RPA-ambassadeurs hebben kennis van de interne organisatie, afdelingen, processen, automatiseringstechnieken en kennen hun collega’s. Ze zijn uiteraard zelf overtuigd van RPA en de mogelijkheden voor de organisatie en beschikken over de competenties om collega’s enthousiast te maken. Zodat er steeds meer ambassadeurs bijkomen.
4. Zet beheer en onderhoud op voor RPA
Het opzetten van RPA is stap 1. Minstens zo belangrijk is het beheer en onderhoud. Want ondanks dat RPA-oplossingen zo robuust mogelijk worden ontwikkeld, kunnen deze uitvallen. Bijvoorbeeld door software updates van onderliggende applicaties of aangebrachte wijzigingen in het proces. Denk daarom goed na over het beheer en onderhoud van de robots. Dit kunt u uitbesteden met een servicecontract (met SLA’s) of laten uitvoeren door inhouse RPA Developers. Of een combinatie hiervan in de vorm van hybride beheer en onderhoud.
5. Monitor de resultaten
Meten is weten en kunnen verbeteren. Een goed dashboard van de RPA-oplossingen geeft gebruikers en management inzicht in de resultaten in de vorm van KPI’s, zoals runtime en de duur van de transactie. Een goede analyse zorgt voor een goede adoptie, borging en opschaling van RPA. Daarnaast zijn deze resultaten een goed uitgangspunt voor verdere optimalisering van de robots.
Benieuwd naar meer ‘best practices’ over RPA? Bijvoorbeeld over Center of Excellence, Compliance, Roadmap RPA en Trainingen? Wij gaan er graag met u over in gesprek!
Gerco de Wit
06 – 53 85 01 47
g.dewit@springleaf.nl