Archivering digitaal ondertekende documenten

Ideaal die digitale handtekening voor de huurcontracten. Maar waarom nog zo veel muiskliks om ze te archiveren in het DMS of ERP systeem? Kan dit niet anders?  
Een terechte vraag, die wij ons bij Springleaf ook stelden. Samen met onze partner ValidSign hebben wij een antwoord gevonden: een digitale corporatiemedewerker die met behulp van Robotic Process Automation (RPA) getekende documenten rechtstreeks archiveert. Deze nieuwe collega haalt geen koffie, maar biedt wel heel veel voordelen.   

Snel en nauwkeurig
Door een nieuw ontwikkelde RPA-koppeling sluit de digitale medewerker naadloos aan op de systemen van woningcorporaties. Hij is snel inzetbaar, werkt nauwkeurig en voert repetitieve werkzaamheden uit die normaal gesproken handmatig door een medewerker worden gedaan. Huurders kunnen direct hun ondertekende documenten terugzien in het huurdersportaal. Wat ongetwijfeld zorgt voor minder telefoontjes en mailtjes richting het klant contact centrum.  

Archivering in het ERP of DMS
De digitaal ondertekende documenten zoals huurcontracten kunnen zowel in het ERP systeem (Dynamics Empire, Viewpoint, of Tobias AX) worden gearchiveerd, maar ook in een Document Management Systeem (DMS). Denk hierbij aan Archief Compact, Sharepoint of ShareWorX. Tevens is deze oplossing beschikbaar voor de archivering van digitaal ondertekende documenten van DocuSign en Postex.

Tot 60% kostenbesparing per maand
De digitale corporatiemedewerker haalt niet alleen het repetitieve en saaie werk weg bij een medewerker. Hij zorgt ook voor een enorme kostenbesparing. Bij een woningcorporatie met 15.000 verhuureenheden (VHE) en een gemiddelde mutatiegraad van 8%,  archiveert onze digitale corporatiemedewerker zo’n 1.200 huurcontracten. Dit zorgt voor een kostenbesparing van gemiddeld 30 tot 60% per maand, vanaf de implementatie (binnen 2,5 week). 

Meer weten?
Onze robot voor archivering van digitaal ondertekende documenten is inmiddels al bij meerdere woningcorporaties aan de slag. Benieuwd naar wat hij voor uw woningcorporatie kan betekenen? Boek dan een online adviesgesprek.