Incassotraject

Als woningcorporatie doet u uw best om dit te voorkomen, maar soms ontkomt u er helaas niet aan: de huur is oninbaar en het incassobureau moet worden ingeschakeld. Als u dan zover bent dat dit besluit is genomen, is het van belang dat de administratieve afhandeling u zo min mogelijk tijd kost en er geen fouten gemaakt worden.

Dit begint uiteraard bij een correcte administratie en verwerking van betaling. Onze oplossing voor de verwerking van bankafschriften vindt u hier: verwerken bankafschriften

Voor het overdragen aan een deurwaarder is het verzamelen van de juiste stukken een repetitief en foutgevoelig proces. Onze RPA-oplossing verzamelt deze stukken automatisch, waardoor u zeker weet dat het incassobureau een compleet dossier ontvangt.

Ontbreekt er toch iets in het dossier, dan krijgt u daar een signaal van. Het kan natuurlijk zo zijn dat iets niet in het systeem is opgeslagen. De software robot kan het document dan ook niet vinden, maar omdat het weet dat deze documenten wel zijn benodigd stuurt het u een signaal. Hierdoor kunt u zelf alsnog het document toevoegen of een bewust besluit nemen om te accepteren dat het er niet is. U blijft dus altijd zelf volledig in control of het proces.

Bij de systemen waarin de software robot kan zoeken, kunt u denken aan de mappenstructuur op uw fileserver (verkenner) of een documentmanagementsysteem (DMS). Voorbeelden van deze systemen zijn ShareWorX, Archief Compact, Sharepoint of welk ander DMS dan ook.

Hoe werkt deze robot in de praktijk?
De robot detecteert dat een huurder de status heeft gekregen die aanduidt dat deze overgedragen moet worden aan het incassobureau. Dat kan doordat u dat zelf in het systeem aangeeft of de robot controleert zelf het betaalgedrag van de huurders.

Vervolgens downloadt de robot alle benodigde document en slaat deze op een centrale plek op. De robot kan bijvoorbeeld een zaak aanmaken in ShareWorX.

Als één of meerdere van de vereiste documenten ontbreken, wordt er een melding naar de afdeling gestuurd. De bestanden die wel gevonden zijn worden op de juiste plek opgeslagen, zodat u alleen nog maar de ontbrekende documenten hoeft toe te voegen.

Benieuwd naar de robot incassotraject voor uw organisatie? Boek dan een online adviesgesprek.