Verwerken inkoopfacturen

Robot verwerken inkoopfacturen 
De medewerkers op de financiële administratie van een woningcorporatie zijn vaak veel tijd kwijt aan het verwerken van inkoopfacturen. Deze tijdrovende klus is vaak niets meer dan het volgen van een beslisboom en kan dus gemakkelijk geautomatiseerd worden. 

Scan en herken 
Een belangrijk onderdeel in het proces van het verwerken van inkoopfacturen is het scannen en herkennen van deze inkoopfacturen. Vrijwel elke woningcorporatie is voorzien van scan-en-herken-software. Vaak bieden ERP leveranciers een zogenaamde best of suite oplossing aan. Het voordeel hiervan is dat de implementatie en integratie vaak snel en gemakkelijk verloopt. Een nadeel kan soms zijn dat niet alle factuurinformatie altijd even goed herkend wordt. Het kan daarom ook een goede keuze zijn om voor een best of breed oplossing te kiezen. Springleaf is implementatiepartner van Klippa en biedt hierdoor een naadloze RPA en Scanstraat oplossing, die op alle ERP-systemen kan worden ingezet.

Vervuiling in de scanstraat tegengaan 
Een mailbox als facturen@woningcoporatie.nl is bedoeld voor facturen, maar in de praktijk komt er vaak veel vervuiling in deze mailbox binnen. Leveranciers hebben bijvoorbeeld in hun systeem niet de mogelijkheid om meerdere e-mailadressen toe te voegen en dus komen ook herinneringen in deze mailbox binnen. 

Alle mails uit de facturen mailbox klakkeloos doorsturen naar de scanstraat levert niet een hoop vervuiling op, maar vaak worden de kosten voor een factuur ook gewoon doorberekend als het document helemaal geen factuur is. Onze Factuur Wizard zorgt ervoor dat alleen facturen naar de scanstraat doorgestuurd worden en dat de overige mails ook naar de juiste persoon gedelegeerd worden. Het zorgt daardoor voor een schone en overzichtelijke scanstraat en verdient zichzelf gemakkelijk terug. 

Verdere verwerking van inkoopfacturen 
Door RPA en Hyperautomation toe te passen gaat de automatische verwerking van inkoopfactuur nog een stuk verder. Waar de scanstraat een generieke oplossing is voor alle facturen, wordt het met de inzet van RPA en Hyperautomation mogelijk om facturen van specifieke leveranciers in 100% van de gevallen te verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het kiezen van de juiste kostenplaats. Vaak is de kostenplaats gekoppeld aan het leveringsadres en dat is nou juist een typisch voorbeeld van informatie die wel op de factuur staat, maar niet door een scanstraat wordt herkend.