‘Door RPA kunnen wij meer toegevoegde waarde bieden’

Interview Rogier Mullaart, BMN Bouwmaterialen, Veghel

‘Meer efficiency en een hogere kwaliteit. Dat waren de doelstellingen die we stelden toen we robots inzetten om onze processen te automatiseren. Maar we kregen zoveel meer.’ Roger Mullaart is manager crediteuren bij BMN Bouwmaterialen. Samen met Springleaf Automation automatiseert zijn afdeling steeds meer processen, waardoor er ruimte ontstaat om ander belangrijk werk te doen. ‘We groeien in efficiency en we zijn nog lang niet klaar.’

Rogier Mullaart, Manager Crediteuren

Met RPA sneller resultaat
Rogier is met zijn team verantwoordelijk voor alle inkomende facturen van de groothandel in bouwmaterialen. Door de overname van Raab Karcher in 2021 groeiden die van 450.000 naar zo’n 650.000 facturen per jaar. Rogier: ‘Bijna 90% daarvan zijn handelsfacturen, waarbij we op regelniveau checken of de order klopt. Dit proces wilden we automatiseren. Ons ERP ontwikkelt zich, maar niet snel genoeg voor ons. Met RPA kunnen we veel sneller resultaten boeken.’

Korte lijnen en snel schakelen
Het contact met Springleaf Automation was er al. ‘Gerco heeft in de tijd dat hij nog loondienst werkte diverse mensen gedetacheerd op mijn afdeling. We hebben altijd contact gehouden. De samenwerking is heel prettig. De lijnen zijn kort, we kunnen snel schakelen en er is een goede wisselwerking met de consultants die met ons meedenken over hoe de robot een oplossing kan zijn. Als wij vragen of een robot een handeling kan uitvoeren is het antwoord van Springleaf meestal ja. Bouwen, testen, live zetten, de doorlooptijd is heel kort. Binnen twee of drie weken hebben we een goed werkende robot staan.’  

We nemen werk over van de vestigingen
Springleaf ontwikkelde drie robots die drie verschillende factuurstromen vertegenwoordigen. ‘Dit leverde ons vrijwel meteen drie of vier fte’s op. Door die besparing zijn we in staat om ander, meer waardevol werk te doen. Namelijk het overnemen van de administratieve last van de vestigingen, zoals het opvolgen van credit aanvragen en het maken van rechtstreekse orders. Zodat onze collega’s in de vestigingen zich kunnen bezighouden met hun core business: commercie. De processen die we naar ons toetrekken, proberen we vervolgens ook te automatiseren.’

Van uitvoeren naar analyseren en oplossen
De robots zijn continu in ontwikkeling. Rogier heeft hiervoor samen met Springleaf een dashboard ontwikkeld. ‘Dit geeft inzicht in hoe de robots het doen en wat ze opleveren. Maar ook waar valt een regel uit, waarom, welk artikelnummer en welke waarde van de inkooporder. Je krijgt een top drie van vervuilers en weet welke stappen je moet zetten om ervoor te zorgen dat ze in de toekomst niet meer uitvallen. Voorheen waren we druk met het boeken van de goede facturen. Nu doet de robot alles wat goed gaat. Wij richten ons op wat er niet goed gaat en wat we kunnen doen om dit aan te pakken. Ons werk is veranderd van uitvoeren naar analyseren en oplossen. De robot doet het saaie werk. Wat wij doen is veel leuker en voelt veel nuttiger.’

Toekomstplannen
Het ultieme doel van Rogier is om alles wat de robots doen te verwerken in het ERP-systeem. ‘We gebruiken de robots als een proof of concept voor het aanpassen van ons ERP. We kijken continu welke taken we kunnen automatiseren en welke stappen we kunnen toevoegen. We maken daarbij ook gebruik van Intelligente Automatisering. RPA heeft ons al heel veel opgeleverd en we zijn nog lang niet klaar!’