Repeterende werkzaamheden vervangen met RPA (Woonpartners)

Een van de meest veelbelovende ontwikkelingen in de corporatiesector is de opkomst van robotisering. Door processtappen die handmatig worden uitgevoerd toe te vertrouwen aan een robot, kan enorm veel tijd worden bespaard én fouten worden voorkomen. Woningcorporatie Woonpartners uit Helmond zette onlangs zijn eerste RPA-stappen rondom de huurderstevredenheidenquêtes. Wat was de aanleiding en wat heeft het de Brabanders tot dusver opgeleverd? Een gesprek met Adviseur I&A Albert Noorlander.

Woonpartners begon in 2022 met het omarmen van RPA, blikt Albert terug. “We zijn in 2021 overgestapt naar een nieuw systeem om onze klanttevredenheid te meten. Woonpartners is toen op zoek gegaan naar een oplossing die automatisch gegevens hiernaar verstuurt. Binnen ons ERP-systeem is een dergelijke functionaliteit ingebouwd, maar er waren veel handmatige acties nodig om een werkbaar bestand te uploaden. Daarom hebben we samen met Aareon – de leverancier van ons primaire systeem – gekeken naar een RPA-oplossing.”

Albert Noorlander, Woonpartners Helmond

Tijdrovende klus automatiseren
“Collega’s zijn veel tijd kwijt met het verwerken van de gegevens en om deze te uploaden naar de meetsoftware,” legt Albert uit. “Er moest van meerdere Excelbestanden één bestand worden gemaakt. Een tijdrovende klus wanneer het door medewerkers wordt uitgevoerd. De RPA-oplossing van Springleaf Automation verzamelt nu automatisch de gegevens bij elkaar en levert die op tijd aan zodat de enquêtes verstuurd kunnen worden. Dit bespaart ons veel tijd die we kunnen besteden aan het beter helpen van onze huurders.”

Valide data
Voor de RPA-oplossing is het gebruik van data erg belangrijk, benadrukt Albert: “Alle broninformatie die we gebruiken voor de enquêtes bevindt zich in ons ERP-systeem. Dat deden we vroeger – toen het nog handmatig ging, ook, alleen was er een tussenkomst met Power BI. Die tussenstap is er door de robotisering uitgehaald. Omdat je geen menselijk paar ogen hebt om de data extra te controleren, is het voorwaardelijk dat je gegevens kloppen. Daarom worden de data geverifieerd door een collega. Want niets is zo vervelend dan een enquête die terechtkomt bij de verkeerde persoon.”

Repeterend werk vervangen
Met het robotiseren van de enquêtes is dit proces ‘klaar’, sluit Albert af. “Maar de tot nu toe geboekte successen smaken naar meer. We willen in de toekomst kijken om RPA breder in de organisatie in te zetten. Waar we dan zoal kansen zien? Vooral bij de vervanging van repeterende werkzaamheden. Met de inzet van RPA kunnen mijn collega’s zich focussen op de verdere optimalisatie van het ERP-systeem en meer tijd vrijmaken voor onze huurders. Zo voegen we steeds meer waarde toe aan onze processen.”