Storneringen

Iedere maand heeft een woningcorporatie ermee te maken: storneringen. Ondanks dat u met de huurder afspreekt dat u elke maand op dezelfde dag de huur incasseert zult u elke maand vele storneringen tegenkomen. De redenen daarvoor zijn uiteenlopend: soms kan een huurder simpelweg niet betalen, maar regelmatig heeft een huurder een IBAN opgeheven en is dat in alle drukte vergeten aan de woningcorporatie door te geven.

Voor corporaties is het niet alleen vervelend dat deze huurtermijn alsnog geïncasseerd moet worden, maar de administratieve afhandeling kost ook waardevolle tijd die ook anders benut kan worden. Niets doen met de storneringen is ook geen optie, want dan wordt de lijst alleen maar langer en komt er steeds meer druk op de afdeling incasso. Robotisering van dit proces biedt dan de uitkomst! Een software robot is namelijk bij uitstek geschikt voor dit proces; dit proces is tijdrovend, repetitief, heeft een groot volume en komt ook nog eens met enorme pieken rond de incassodatum.

Hoe werkt de robot storneringen in de praktijk?
Onze RPA-oplossing haalt eerst alle storneringen op uit het ERP systeem. Vervolgens kan er en beslisboom gevolgd worden, zoals een medewerker dat ook zou doen. Deze beslisboom ziet er bij veel woningcorporaties gelijksoortig uit, maar met onze oplossing krijgt u de mogelijkheid om daar zelf aanpassingen in te doen. 

In de standaard beslisboom zijn er drie mogelijke uitkomsten:

1.) Deze stornering heeft een reden die nu al duidelijk maakt dat het volgende maand weer zal gebeuren. De betaalwijze wordt
gewijzigd naar handmatig.

2. ) Deze stornering is een incident. Er wordt niets gewijzigd.

3.) Deze stornering is een patroon in het betaalgedrag. De betaalwijze wordt gewijzigd naar handmatig.

Om te beslissen welke route de robot moet volgen, wordt eerst gecontroleerd wat de stornocode is. Als deze code duidelijk maakt dat ook volgende maand een stornering onvermijdelijk is, zal de betaalwijze direct worden aangepast naar handmatig. Dit kan bijvoorbeeld een geblokkeerd of opgeheven IBAN zijn.

Het aanpassen van de betaalwijze naar handmatig is helaas nog geen oplossing voor het incasseren van de huurtermijnen, maar het verlicht wel de administratieve lasten en zorgt er wel voor dat huurder eerder en minder vaak in het incassoproces terecht komen. Als het incassoproces uiteindelijk ook een probleem oplevert, kijk dan ook naar onze oplossing voor het incassoproces.

Als de stornoreden geen aanleiding geeft om de betaalwijze aan te passen, wordt het betaalgedrag van de huurder door de robot geanalyseerd. De standaardregel is dat bij drie opeenvolgende storneringen de betaalwijze wordt aangepast naar handmatig. Ook hier geldt dat u dat zelf kunt aanpassen. Als u bij twee opeenvolgende storneringen al actie wil ondernemen kan dat bijvoorbeeld ook. Bij het wijzigen van de betaalwijze wordt ook altijd automatisch de juiste correspondentie verzonden, zodat de huurder hiervan op de hoogte is.

Tot slot kan de conclusie ook zijn dat dit de eerste stornering van een huurder is en dat er eigenlijk nog niet zoveel aan de hand is. De robot doet bij deze huurder niets, tot dat er een patroon ontstaat.

Benieuwd naar de mogelijkheden van de robot storneringen voor uw woningcorporatie? Boek vandaag nog een online adviesgesprek.